מערכת לניהול תהליכי עבודה, מבוססת SAP Portal

מערכת לניהול תהליכי עבודה הינה מערכת WEB המבוססת Sap Portal. המערכת מאפשרת למשתמש ליצור בקשות חדשות/טפסים. בקשות אלו עוברות סבב אישורים, בכפוף לרשימת התחנות האישור  ומערך ההרשאות כמוגדר במערכת ה SAP. המערכת מאפשרת מעקב רצוף אחר כל השלבים אותם עוברת הבקשה, משלב היצירה ועד לשלב האישור/הדחיה הסופי. מעקב זה מתאפשר באמצעות מגוון שאילתות ודו”חות.

 

בבסיס המערכת פותח מנגנון ג’נרי המאפשר יצירת בקשות שונות תוך שמירה על אחידות מובנית ובהירה. הליך האישורים הינו דינאמי ומושפע מסוג הבקשה, יוזם הבקשה ותנאי האישור בתחנה. יכולות אלו מאפשרות מחד התפתחות עתידית של המערכת  ומאידך מושפעת ישירות מהמידע הקיים במערכת ה SAP .

יתרונות המערכת:

  • בהירות – תהליך העבודה מובנה וברור.
  • מידור והרשאות – מבוסס הרשאות מערכת SAP.
  • אחידות – מנגנון  ההרשאות/אישורים הינו מנגנון ג’נרי.
  • גמישות – הליך אישורים גמיש, אין הגבלה למספר תחנות האישור או למספר המאשרים בכל תחנה.
  • לוגיקה הנבנית בצורה דינאמית ע”פ סוג הבקשה ותפקידו.
  • מעקב – יוזם יכול לראות את הבקשות שלו בכל אחד מן השלבים.
  • יעילות – הבקשות מובאות ומוצגות למאשרים הנדרשים בתחנה הנוכחית.
  • ניטור – יכולת ביצוע ניטור על המערכת ובדיקת “כשלים”.
  • התפתחות עתידית – מנגנון ג’נרי המאפשר גמישות בהוספת בקשות עתידיות.

פונקציונאליות המערכת:

  • פתיחת בקשה חדשה.
  • הצגת הסטוריית האישורים לבקשה.
  • מעבר הבקשה “קדימה” ו- “אחורה“  בהתאם להחלטת התחנה המדווחת.
  • דחית בקשה מאפשרת החזרת הבקשה לתחנה הקודמת או ליוזם עצמו.
  • קטלוג סטאטוסים לבקשה : “בתהליך“, “אושר“, “נדחה“, “בוטל“, “שונה“.
  • יוזם הבקשה יכול לבטל הבקשה או לשנותה כל עוד לא הגיעה לתחנה האחרונה.
  • תהליכי האישור : בצורה טורית ו/או מקבילית (של מספר מאשרים בו זמנית).
  • יכולת האצלת תפקידים (שינוי הגורם המאשר באותה תחנת אישור).
  • מעקב אחר כל ההחלטות  כולל: שם גורם מדווח, תאריך, הערה וכו’.
  • חיווי אודות ההחלטות באמצעות הדוא”ל.

טיפול, ניהול בקשות, ומעקב:

  • לכל בקשה  מוגדרים שדות המידע וסדר תחנות האישורים.
  • שינוע התהליך (הבקשה) במערכת ניתן לבצע בצורות הבאות:
    • עבודה במקביל – מספר מאשרים בו זמנית.
    • עבודה סדרתית – מעבר טורי בין מאשרים.
    • דחיה – פעולה המחזירה את הבקשה ליוזם/ לתחנה קודמת.
  • פרטי המשתמשים והרשאות הגישה נגזרות ממערכת SAP ומערכת ה Active Directory.
  • מידור והרשאות צפייה/הוספה/עדכון – מבוצעות ברמת השדה/כפתור ההפעלה.